Het is wel duidelijk dat we in een tijd van verandering leven. Terwijl we maanden van huis uit werken en de effecten daarvan zowel mentaal als qua efficiëntie beginnen te wegen, hebben organisaties zich klaargestoomd voor herstart van hun activiteiten op anderhalve meter. Hun medewerkers komen uit een lastige periode en zijn aan de slag in een wereld die nieuw en onbekend is. De anderhalvemetereconomie is een nieuwe werkelijkheid. Maar we weten niet hoe we ermee moeten omgaan.
Laten we eerst stilstaan bij de huidige situatie waarin zowel leidinggevenden als medewerkers zich bevinden (zoomvermoeidheid) om dan een blik te werpen op de nabije toekomst (de anderhalvemetereconomie) en hoe we die kunnen belichamen in onze organisaties.
Zoomvermoeidheid
Als je nog twijfelde of thuiswerken als werkgever wel zo’n goed idee is, heeft het coronavirus je meteen een lesje geleerd in het overwinnen van je weerstand. Maanden onderhandelen over een thuiswerkreglement en dan plots deze realiteit. Mensen zeggen dat ze beter presteren, zich beter kunnen concentreren en ook nog tijd hebben voor andere dingen. Ze winnen immers 2 à 3 uren per dag door niet naar hun werk te moeten rijden. Enkel positieve effecten dus. Of toch niet?
Wij horen alvast een ander verhaal. Of een verhaal met twee kanten. Online werken vraagt een andere concentratie. Mensen klagen dat ze doodmoe zijn ‘s avonds. Ik merkte het ook aan mezelf. De ‘zoomvermoedheid’ slaat bij iedereen toe. Maar hoe is die eigenlijk te verklaren?
Behoefte aan non-verbaal
In vorig decennium al werden onderzoeken gestart naar de interactie tussen de mens en machines en de impact die het gebruik van een smartphone heeft op onze hersenen. Sindsdien zijn experts in communicatie en cognitieve wetenschappen bezig he t onderzoeken van bepaalde mechanismen die spelen tussen mens en machine. Natuurlijk zijn de factoren die van invloed zijn erg verscheiden en veelzijdig. Maar een factor die ons bijzonder aanspreekt in het kader van het belichamen van de anderhalvemetereconomie is de afwezigheid van lichaamstaal bij het houden van Zoomvergaderingen.
In ons menselijk contact zijn we geneigd om de impact van non-verbale taal te minimaliseren terwijl die onlosmakelijk verbonden is aan onze communicatie. Onze lichaamstaal doet immers actief mee in onze interactie. Maar zonder dat we ons daarvan bewust zijn is deze dimensie in onze communicatie verdwenen tijdens een videoconference. Zo blijkt bijvoorbeeld dat als je iemand recht in te ogen wil kijken tijdens een videoconference je rechts van je camera moet kijken. De menselijke gelaatstrekken, die we onbewust scannen bij interactie, zijn veel moeilijker te detecteren tijdens een Zoomsessie. Het is ook niet altijd mogelijk al je collega’s te zien tijdens een Zoomsessie, waardoor je het gevoel kunt krijgen in het luchtledige te praten. Wanneer je zelf praat kom je vaak in beeld waardoor je ervaart dat je tegen jezelf aan het praten bent en dat kan je uit je concentratie halen en ontregelend en ongemakkelijk voelen, stelt Gianpiero Petriglieri, professor aan Insead.
Ervaringsgerichte gesprekken
We zijn actief aan het denken, maar ons lichaam voelt dat de andere er niet echt is. Die dissonantie, deze tegenstellende gevoelens, maken dat we doodmoe zijn aan het einde van de dag, meent Petriglieri. Intimiteit en verbondenheid tijdens een Zoomsessie kan je vergroten door minder op de inhoud te gaan zitten, maar meer ervaringsgerichte gesprekken te voeren.
Zo zorgen wij ervoor, tijdens onze online events, dat we zo min mogelijk inhoudelijke duidingen geven tijdens het bespreken van het thema. We laten vooral mensen in kleine groepjes delen wat ze voelen en ervaren rond het thema. Het worden vaak intieme en erg persoonlijk deelrondes, die de deelnemers als erg ontspannen beschouwen, zo zeggen ze ons.
Je zou kunnen zeggen dat gezien het sensorische brein (lichaamstaal) minder aan bod komt in online contact, en we onbewust minder veiligheid ervaren, en dus de balans tussen het sensorische, emotionele en mentale brein goed bewaakt dient te worden. Zo is het belangrijk om lichaamstaal actiever in te zetten, en het emotionele brein haar werk te laten doen door mensen vanuit hun hart te laten spreken, naast het rationeel inhoudelijke gespreksvoering. Marianne Bentzen en Suzan Hart beschrijven in hun neurowetenschappelijk onderzoek treffend hoe een mens navigeert in zijn leerproces tussen het mentale, emotionele en sensorische brein.
Herzie je vergadercultuur
Maar er zijn natuurlijk nog veel meer mechanisme aan de gang. Dat anderen je zien in je thuissituatie bijvoorbeeld, voelt voor sommigen geruststellend aan terwijl het anderen dan weer extra stress oplevert. Naar gelang jouw persoonlijkheid zal je het ene of eerder het andere comfortabeler vinden. Iemand die altijd alles netjes aan de kant wil, of iemand die perfectie nastreeft, zal videoconferencing minder prettig vinden. Terwijl iemand die graag op z’n eentje is, videoconferencing juist heel prettig zal vinden. Het lijkt ons belangrijk dat organisaties niet klakkeloos hun offline vergadercultuur overzetten, maar een nieuw beleid gaan opzetten, dat balanceert tussen efficiëntie en verbinden, en dat explicieter de doelstellingen van elke bijeenkomst formuleert.
Om de Zoomvermoeidheid en het gebrek aan non-verbale communicatie tijdens videoconferenties te compenseren, moeten organisaties hun vergadercultuur grondig – en ook dringend – herzien.
Tips voor organisaties:
- Maak online meetings kort en efficiënt
- Leren vanuit het hart spreken, non-violent communicatie.
- Lichaamstaaltraining in het kader van videoconferencing.
Wil je weten hoe je deze tips voor een nieuwe vergadercultuur vertaalt naar jouw organisatie? Neem dan contact op met Ann en Dorian. Klik hier om te mailen.
De zoomvermoeidheid en de effecten van wekenlang thuiswerken zijn zeker factoren waarmee je als werkgever rekening moet houden wanneer je je medewerkers weer op de werkvloer uitnodigt. Hou er rekening mee dat je de ene complexe situatie vervangt door de andere.
Continu en overal afstand houden hoe gaan we dat doen?
De overheden roepen bedrijven op om de anderhalvemetereconomie te implementeren. Afspraken over hygiëne, strepen zetten in de kantoorruimtes, plastic wanden plaatsen waar nodig, bureaus uit elkaar zetten, aparte ingangen gebruiken, afwisselend op kantoor verschijnen. We zijn er creatief genoeg voor en gaan volle moed aan de slag.
Maar wat betekent de anderhalvemetereconomie voor de effectiviteit van de werkende mens en de samenwerking binnen organisaties? Hoe gaat dit de kwaliteit van de onderlinge relaties beïnvloeden? Hoe zorgen we voor authentieke professionele communicatie in tijden van fysieke afstand? Hoe persoonlijk en verbindend kunnen we met elkaar werken
Anderhalve meter afstand houden van de ander vraagt een belichaming van die afstand en oefening. Immers de 1,5 meter is een grotere afstand dan de standaard sociale afstand dat we aanhouden in onze samenwerkingsverbanden en interacties tijdens het werk. Het internaliseren van deze 1,5 meter afstand is een leerproces dat veel geld kan besparen aan ziekte, psychologisch en mentaal leed.
De lichaamloze organisatie
Arbeid is in de loop der decennia geëvolueerd van iets ambachtelijks, een fysieke activiteit, naar iets mechanisch met geautomatiseerde productieprocessen. Ver doorgedreven informatie- en communicatietechnologie heeft de dienstensector herleidt tot een leven achter een beeldscherm. De #Metoo-beweging heeft onze angst voor lichamelijk contact binnen de context van werk nog alleen maar versterkt.
De afwezigheid van lichamelijkheid in organisatie komt ook tot uiting in onze vergaderstijl. Vergaderingen zijn vaak inhoudelijk gedreven. Met de opkomst van management 3.0 in digitale transformaties zijn check-in en check-out interventies meer standaard geworden. En vaak blijft het daar dan ook bij. Eén moment waarop we ons gevoel delen, is niet altijd voldoende om de verbinding te versterken tussen mensen of in een team.
Zintuigelijkheid in je organisatie
Lenette Schuijt en Henk Jan Hoefman beschreven in 2006 al in hun boek Zintuigen aan het Werk, sensitiviteit ontwikkelen binnen organisaties, het belang van de zintuigen op het werk. Ze beschrijven mooi hoe het lichaam op het werk meer dan een aanhangsel van het hoofd kan worden en pleiten voor een eerherstel van lichamelijkheid en zintuiglijkheid in organisaties.
Zintuigen vormen de poort naar een grotere sensitiviteit voor onze binnen- en buitenwereld. Ze maken ons gevoelig en ontvankelijk voor wat er speelt in ons team, in de organisatie en in de markt. Of zoals Lenette Schuijt dat mooi zegt in haar boek: ‘Ons lichaam is als het ware de klankschaal van onze zintuigen, waar het denken nooit kan doordringen.’
Onlangs zei een Operational Manager van een groot farmaceutisch bedrijf me: ‘Ik ben de zintuigen van de CEO, als ik werk zet ik als mijn voelsprieten uit, door goed te observeren, te luisteren, te voelen… en vanuit deze ervaring weet ik wat er leeft in de organisatie en wat ons te doen valt.’
Zintuiglijke intelligentie vanop anderhalve meter
De natuurlijke menselijk dynamiek van afstand en nabijheid wordt verstoord door een opgelegde regel van de anderhalvemetereconomie, waardoor het moeilijker wordt aan te voelen wat er in het bedrijf gaande is.
Anderhalve meter is immers een onnatuurlijke afstand. Tijdens een online event hebben we met een experiment onderzocht hoe het was om je eigen energie te voelen en tegelijk te ervaren in de bubbel te zijn, en wat de gemiddelde mensen kan voelen op anderhalve meter. Zo blijkt de meerderheid meer aarding en rust te ervaren op een afstand van minder dan 1 meter. En voelen we minder contact op anderhalve meter. Op die afstand kan de gemiddelde persoon en andere persoon niet voelen, en gezien onze lichamelijkheid, hebben we toch de neiging om naar elkaar toe te gaan.
Dat blijkt trouwens een onbewust proces. Het zal dus een permanente alertheid vragen om op die anderhalve meter te blijven. Ons sensomotorisch brein zal dus continu onder spanning staan, waardoor we minder ruimte en energie vrij hebben voor onze creativiteit die we zo nodig hebben in deze tijden van verandering.
Lichamelijke veiligheid en menselijke relaties
Organisaties hebben een grote opdracht in het vorm geven van een werkomgeving waarin veiligheid en verbinding centraal staan. Uit neurobiologisch onderzoek van Steven Porges blijkt dat menselijke relaties vitaal zijn voor het zenuwstelsel en het sensorische brein. Het is de relatie met anderen dat ons zenuwstelsel kalmeert, en ons een gevoel van veiligheid geeft. Ons goed voelen en well being is onlosmakelijk verbonden met de kwaliteit van het contact en gevoel van het verbonden zijn.
Tips voor organisaties:
- Bewustwordingsprogramma’s rond zintuigelijke intelligentie
- Training rond het belichamen van de anderhalve meter
- Basiskennis ontwikkelen rond impact van zintuigen op het werk.
Wil je weten hoe je deze tips voor de anderhalvemetereconomie in praktijk omzet in jouw organisatie? Neem dan contact op met Ann en Dorian. Klik hier om te mailen.
Meer lezen
Bentzen, M. & Hart, S. (2018). The Neuroaffective picture book 2: Socialization and personality. Trowbridge: Paragon Publishing.
Porges S. W. (2011). The Polyvagal Theory: Neurophysiological Foundations of Emotions, Attachment, Communication, and Self-regulation. New York: WW Norton.
Schuijt, L. & Hoefman, H. J. (2006). Zintuigen aan het werk: Sensitiviteit ontwikkelen binnen organisaties. Waarbeke: Uitgeverij Asoka.
Vergara, I. (2020). Zoom fatigue: Pourquoi les discussions en visioconférence sont si épuisantes. Geraadpleegd op 2 november 2020 van https://www.lefigaro.fr/secteur/high-tech/zoom-fatigue-pourquoi-les-discussions-en-visioconference-sont-si-epuisantes-20200423.